Nueva instrucción de actuación inspectora en materia de registro de jornada laboral

Los aspectos más relevantes de la instrucción son los siguientes:

• Sobre la obligatoriedad del registro de jornada, afirma que “ La interpretación literal de la disposición indicada permite afirmar que la llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber que deriva del término “garantizará”, esto es, con sujeción a la obligación de garantía de existencia de dicho registro, y no como una mera potestad del empleador.

• Sobre el contenido del registro: “ no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria “, si bien más tarde apunta “ sería conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo; parafraseando la Sentencia de 14 de mayo de 2019 del TJUE, el sistema implantado ha de ser objetivo y fiable, de manera que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador. En caso contrario, podría presumirse que lo es toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo registrada, y es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello no es así ” En resumen, no hay obligación de registrar las pausas de comida, descanso, bocadillo, etc, pero es conveniente. También es importante tener en cuenta que el registro deberá ser diario, sin que sea aceptable como tal un calendario laboral o un cuadrante horario para determinados periodos.

• Sobre otros registros, hace referencia a la diferencia de regulación respecto al registro de tiempo parcial y horas extras. En este punto, sí es interesante que acepta el registro de la jornada habitual para dar cumplimiento al registro de horas extraordinarias y afirma: “ si bien el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias, constituyen obligaciones legales independientes y compatibles, también se debe considerar que el registro del artículo 34.9 del ET puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5, sin perjuicio de que, en caso de realización de horas extraordinarias operen las obligaciones adicionales establecidas en este último precepto y en la letra b de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.”

• Sobre la conservación del registro, acepta cualquier medio físico o digital siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad de los datos registrados y hace hincapié que el sistema debe ser accesible, según la sentencia del TJUE. Los registros no tienen la obligación de totalizar las horas realizadas, salvo en los tiempos parciales y las horas extraordinarias.

• Sobre la accesibilidad a los datos, especifica:
  • “ Que sea posible acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”
  • “Que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata. ” o lo que es lo mismo que no le valdrá a Inspección la excusa de “lo tiene mi asesoría y ya los llevaremos”, por lo que es muy recomendable que aquellas empresas que utilicen sistemas digitales conozca alguien en el centro de trabajo la clave de administrador de la aplicación para que pueda facilitarla al inspector al instante.

• Sobre la digitalización de los sistemas en papel, acepta el escaneo de toda esta documentación a efectos prácticos.

• Sobre la obligación de entrega o puesta a disposición remarca que “ la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores .”

• Respecto a la organización y documentación del registro indica que el sistema “ debe ser objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos “…Aquí ponemos especial atención a los sistemas que registran datos biométricos (huella digital) o con geolocalización ya que por la nueva ley de Protección de Datos, no se puede registrar integra la huella digital y acerca de la geolocalización la empresa deberá demostrar con medios válidos y suficientes que sea necesaria para un fin legítimo (por ejemplo, para la seguridad de sus propios empleados, o ante la necesidad de disminuir costes empresariales optimizando rutas de reparto o la planificación de operaciones en tiempo real).

• Sobre el régimen sancionador, dos matices importantes:
  • “ No obstante, deberá tenerse en cuenta por los actuantes las previsiones ya señaladas de la norma que deriva a la negociación colectiva o a los acuerdos con los representantes de los trabajadores lo relativo a la organización y documentación de dicho registro -como es la modalidad de registro que se haya de seguir-, por lo que se valorará la existencia de una actuación de la empresa en este sentido y una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe”
  • “ si hubiese certeza de que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podría sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.” Esto guardarlo porque a muchos inspectores se les olvidará esta parte.

     Este último punto es muy importante porque define el registro de jornada como un instrumento no como un fin y que por tanto       lo esencial es que no existan irregularidades ni excesos de jornada, no tanto la formalidad del registro .